Description
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Un(e) assistant(e) services généraux
Fonction polyvalente. Coordonner les informations et activités des services généraux de l’entreprise, avec un rôle de support administratif au quotidien.
Sous la supervision de la Responsable des Services Généraux,
Accompagnement du pilotage des processus services dans nos locaux (Travaux, Maintenance, Climatisation, Eclairage, Ménage, Sécurité, Sûreté) et services aux occupants (Aménagement des postes de travail, Courses externes, Reprographie, Fournitures, Archives, Parkings, Multitâches, Destruction papier…)
Recueil, analyse et traitement des dysfonctionnements Propositions d'actions d'améliorations
Conduite de projets ponctuels selon les directives du Responsable des Services Généraux Animer une équipe de projet Coordonner son action avec les autres services Négocier des délais, des moyens avec le réseau, la sous ‐traitance, les fournisseurs et partenaires
Maitrise des dépenses dans un souci d'économie et de maintien de la qualité de services, participation à la préparation et au suivi du budget et indicateurs de gestion. Vérifier et mettre au paiement les factures des fournisseurs
Élaborer des tableaux de bord pour le suivi et l’analyse de l’activité Effectuer des reportings de l’activité du service
Maintenir les procédures à jour Rédaction des communications internes à destination des occupants Rédaction des procédures de fonctionnement et de l’organisation en interne ou pour les prestataires
Accueil téléphonique et physique ainsi que réception, envoi, tri et distribution du courrier, archivage des dossiers du service Achats non liés à la production : commandes de fournitures de bureau, produits d’entretien, éléments de décoration, confection de cartes de visites, badges d’entrée, de clés, et leur suivi.
Profil :
Maîtrise du pack office, MAITRISE EXCEL IMPERATIVE (Niveau Expert) Méthodique, rigoureux(se) et parfaitement organisé(e), sachant gérer les priorités. (Respect des délais, fiabilité) Anticiper et faire preuve de réactivité Etre force de proposition Sens du contact et du service, confidentialité En contact toutes les entités internes et partenaires externes, il/elle doit avoir une excellente expression écrite et orale, une bonne aisance relationnelle.
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